Qual a Importância do Acesso aos Ativos Digitais para Gestores?

O gestor de uma empresa deve manter controle direto de vários documentos e ativos digitais para garantir a segurança, eficiência e continuidade das operações. Veja os principais itens, como acessá-los e sua importância.

A Importância dos Ativos Digitais para uma Empresa

Os ativos digitais são fundamentais para garantir a organização, segurança e eficiência das operações de uma empresa. Eles centralizam informações estratégicas, como identidade visual, contas em redes sociais e dados de acesso a sistemas, permitindo maior controle e tomada de decisão. 

Além disso, ao manter esses documentos atualizados e acessíveis, o gestor reduz riscos de perda de dados e facilita a continuidade das atividades, mesmo em casos de mudanças de fornecedores ou equipe.

Outro ponto importante é o impacto na valorização do negócio. Documentos bem gerenciados garantem a proteção de ativos, como as logos registradas e domínios de websites, preservando a identidade da marca e seu valor de mercado. Em processos de expansão, venda ou auditoria, esses registros digitais são imprescindíveis para comprovar propriedade, eficiência administrativa e garantir uma transição tranquila.

Por que é Importante ter acesso a esses Itens?

Ter controle sobre os ativos digitais garante a continuidade das operações durante trocas de fornecedores ou reestruturações internas. Sem acesso adequado, tarefas como atualizar um site ou gerenciar campanhas de anúncios podem se tornar processos demorados e onerosos. Além disso, a falta de organização pode resultar na perda de dados importantes, impactando diretamente as estratégias da empresa.

Outro ponto vital é a proteção contra problemas legais e operacionais. A posse de logins e acessos facilita a transferência de propriedades digitais, seja em processos de venda da empresa ou auditorias. Garantir essa gestão também evita entraves jurídicos relacionados à comprovação de propriedade, preservando o valor dos ativos e a reputação da marca no mercado.

Principais Documentos que uma Empresa Precisa ter Acesso

1. Identidade Visual: Logo e Manual de Marca

A identidade visual é a base da comunicação de qualquer empresa, representando sua marca de forma única e reconhecível. Ela inclui a logo em formato aberto, geralmente nos padrões de vetor (Corel, Illustrator ou EPS), que permite o uso em diferentes mídias sem perda de qualidade. Além disso, o manual de marca detalha diretrizes como cores, fontes e aplicações, garantindo consistência em materiais gráficos e digitais.

Registro no INPI: Registrar a logo no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) é um passo essencial para proteger os direitos exclusivos de uso. Esse registro assegura que outros não possam copiar ou utilizar indevidamente a identidade visual da empresa, reforçando a segurança jurídica do negócio.

Armazenamento Seguro: A logo e o manual de marca devem ser armazenados em locais confiáveis, como serviços de nuvem (Google Drive, Dropbox) e e-mails corporativos. Ter backups evita problemas futuros, como a perda de arquivos importantes ou dificuldades em acessá-los em caso de troca de prestadores de serviços. É fundamental que a empresa assuma a responsabilidade por manter esses ativos bem guardados, já que não é obrigação do fornecedor conservar esses arquivos por tempo indeterminado.

2. Acessos às Contas de Redes Sociais

Manter os logins e senhas das redes sociais (Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, entre outros) é essencial para a gestão de ativos digitais, como páginas, contas de anúncios e catálogos.

• Gerenciador de Negócios do Meta: Use esta ferramenta para organizar os ativos do Facebook, Instagram e WhatsApp Business. Para acesso, aceite o convite enviado para o seu e-mail cadastrado.

• Google Meu Negócio e Google Ads: Estas plataformas ajudam a gerenciar presença local e campanhas publicitárias. É recomendável criar uma conta Gmail exclusiva para a empresa para evitar conflitos.

• Outras redes sociais: Certifique-se de ter controle total sobre as contas, independentemente de quem as criou.

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Como ter acesso ao Gerenciador de Negócios? 

É preciso receber um convite da pessoa que criou o Gerenciador. Você recebe a solicitação por e-mail e aceita através da sua conta pessoal do Facebook. Assim, você consegue acessar o Gerenciador de Negócios com todos os ativos inclusos.

Acesso a Página do Facebook: O acesso a página do Facebook é através de um acesso administrativo, do qual é enviado para sua conta pessoal do Facebook e deve ser aceito na aba “páginas”.

Outras redes sociais: Já em outras redes sociais como Instagram, Tiktok, Youtube e X o acesso é por login e senha. Independentemente de quem criou essa rede social: um sócio proprietário, um funcionário, uma agência de marketing: sempre tenha o acesso e mantenha as contas logadas em seus dispositivos (computadores e smartphones).

Google Meu Negócio e Google Ads: Tenha também o acesso ao seu Google Meu Negócio e Google Ads . Ambos os acessos são enviados para seu e-mail. Sempre aconselhamos ter um gmail apenas para a empresa, para evitar problemas – ou use o seu gmail pessoal principal.)

3. Registro de Domínio e Hospedagem

O registro de domínio e a contratação de hospedagem são passos cruciais para estabelecer a presença online de qualquer empresa. O domínio funciona como o endereço eletrônico exclusivo do negócio, sendo único e registrado em nome de uma pessoa física ou jurídica. 

Ele deve ser adquirido por meio de plataformas oficiais, como o registro.br no Brasil, garantindo que o gestor tenha total controle administrativo. Isso impede que terceiros retenham a posse do domínio, evitando futuros entraves operacionais ou legais.

Já a hospedagem é o serviço que mantém os dados do site disponíveis na internet. Ela armazena informações como páginas, imagens, vídeos e sistemas, sendo essencial para garantir o bom funcionamento do site e uma navegação estável para os usuários. 

É vital que o gestor solicite acesso administrativo à hospedagem, mesmo que a contratação seja feita por um programador ou agência. Esse controle permite alterações rápidas, como troca de provedores ou ajustes técnicos, sem depender de intermediários.

Layout do Website

Ao contratar o desenvolvimento de um site, é importante esclarecer as condições de uso do layout. Existem dois modelos principais: a compra definitiva, onde o design se torna propriedade da empresa, e a licença recorrente, em que se paga uma mensalidade para manter o site ativo.

Ambas as opções são válidas, mas apresentam diferenças significativas. A compra definitiva oferece maior autonomia, permitindo o uso do layout mesmo após a troca de fornecedores. Já a licença recorrente pode ser uma alternativa mais econômica a curto prazo, mas limita o uso caso o contrato seja encerrado.

Ter clareza sobre essas condições evita surpresas e permite que o gestor comunique de forma eficaz os direitos adquiridos ao contratar novos prestadores de serviço. Caso o site seja reformulado ou expandido, a posse do layout facilita o trabalho e reduz custos operacionais.

Servidor de E-mails Corporativos

Os e-mails corporativos são indispensáveis para transmitir credibilidade e profissionalismo, conectando a empresa a seus clientes e parceiros de forma segura e personalizada. 

Utilizar provedores confiáveis, como Google Workspace ou Zoho Mail, assegura a estabilidade e eficiência no envio e recebimento de mensagens. Esses serviços permitem configurar endereços com o domínio próprio da empresa, fortalecendo a identidade institucional e evitando o uso de contas pessoais, que podem parecer menos profissionais.

Além disso, é essencial que o gestor tenha acesso administrativo ao servidor de e-mails corporativos. Esse controle possibilita ajustes técnicos, como criação de novas contas, alterações de senhas e manutenção do serviço em caso de problemas. 

A falta desse acesso pode dificultar a gestão da comunicação em situações emergenciais ou ao trocar de prestadores de serviço. Manter esse acesso atualizado e seguro evita interrupções e reforça a autonomia da empresa na administração de seus sistemas digitais.

E Se Eu Não Tiver Acesso?

A perda de acesso a contas digitais pode gerar grandes transtornos, já que o processo de recuperação é frequentemente burocrático. Isso pode incluir a necessidade de apresentar documentos autenticados, preencher cartas de apelação e, em alguns casos, lidar com negativas de recuperação. Mesmo sendo o proprietário do negócio, há situações em que o acesso administrativo se torna inviável, resultando na necessidade de criar novas contas e recomeçar do zero.

Para evitar esses cenários, é fundamental manter todos os logins, senhas e acessos organizados em um local seguro e acessível. Ferramentas de gerenciamento de senhas ou documentos criptografados podem ajudar nesse processo. Além disso, contar com especialistas pode ser uma solução para recuperar acessos ou prevenir problemas futuros, garantindo que a empresa mantenha o controle de seus ativos digitais essenciais.

Manter o controle sobre documentos digitais, logins e acessos administrativos é essencial para garantir a segurança e a eficiência das operações de uma empresa. 

Esses ativos são a base para proteger a identidade visual, gerenciar presença online e assegurar a continuidade dos negócios, mesmo em situações de mudança de fornecedores ou imprevistos. Uma gestão bem estruturada desses itens preserva o valor da marca e evita prejuízos operacionais e legais.

Adotar práticas organizadas, como armazenamento seguro e uso de ferramentas confiáveis, é o caminho para proteger os ativos digitais da sua empresa. Além de evitar burocracias complexas para recuperação de acessos, isso permite maior agilidade e autonomia no gerenciamento das operações. Invista na gestão desses documentos agora para fortalecer o futuro do seu negócio.